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プライバシー・マネジメントでは従業員やその他のスタッフを対象としたトレーニングや認知向上活動が大切です。トレーニングとしては集合トレーニングや e-learning を、認知向上活動としてはPrivacy Weekの設定やイベントを行うことが多いですが、従業員やスタッフが日常的に参照できる、読みやすい個人データ・ハンドブックを用意することも有効です。
個人データ・ハンドブックは、プライバシー・ポリシーのエッセンスを、わかりやすく簡潔にまとめたものであることが大切です。データ・プライバシーのポイントは相手に語りかけるように親しみのあるアプローチで伝えること。コミュニケーションとは、相手に理解してもらい、期待した行動をとってもらうことで初めて成立するものです。欧米の組織では３分程度の動画を作成して端的にポイントを伝える等、伝え方に腐心していますが、日本の組織ではまだまだ「文書」として堅苦しいものが大半です。個人データ・ハンドブックでは、この点を考慮して、読み手との距離感を縮めながら伝えるアプローチをとっています。重要なポイントを伝えつつ、堅苦しくなりすぎない伝え方の一例として活用していただければと考えています。
ご提供するテンプレートはpdf版ですが、編集して活用したい方にはオリジナル・データも販売しています。DPOやプライバシー・オフィスの連絡先を記入するだけでそのまま御社の個人データ・ハンドブックとして利用することも可能です。こちらの活用もご検討ください。
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